Merancang kebijakan kerja yang fleksibel yang menciptakan pengalaman karyawan yang luar biasa

Pandemi COVID-19 memaksa banyak bisnis untuk mengadopsi kebijakan kerja jarak jauh dan hybrid yang menyebabkan karyawan dan pemberi kerja sama-sama mundur selangkah dan memeriksa peran pekerjaan dalam kehidupan kita. Peran itu pasti telah bergeser selama dua setengah tahun terakhir, dan ekspektasi tentang kapan, di mana, dan bagaimana kita bekerja telah berubah.

Hari ini, hampir 60% pekerja mengatakan mereka dapat bekerja dari rumah setidaknya satu hari dalam seminggu, dan, menurut Forum Masa Depan Slack, 80% dari pekerja pengetahuan menginginkan fleksibilitas dalam di mana mereka bekerja, dan 94% menginginkan fleksibilitas dalam Kapan mereka bekerja. Jelas bahwa hampir tidak mungkin bagi karyawan dan pemberi kerja untuk kembali ke keadaan semula ketika pekerja diharapkan secara fisik berada di kantor selama jam yang ditentukan, lima hari seminggu.

Dan fleksibilitas bukan hanya keuntungan bagi karyawan. Ini juga bagus untuk bisnis. Menerapkan kebijakan kerja fleksibel memberikan keuntungan nyata bagi pengusaha dalam produktivitas karyawan. Fleksibilitas memberi karyawan kesempatan yang lebih baik untuk fokus, yang mengarah ke pekerjaan yang lebih baik.

Saat perbincangan tentang kembali ke kantor terus berlanjut di seluruh dunia, penting bagi pemberi kerja untuk menilai dan memodernisasi kebijakan kerja jarak jauh mereka guna memastikan bahwa kebijakan tersebut selaras dengan strategi pengalaman karyawan yang diinginkan.

Membangun fleksibilitas dengan pagar pembatas

Setiap pemimpin bisnis memahami bahwa ketika menerapkan kebijakan atau inisiatif baru, terutama sesuatu yang rumit seperti pekerjaan yang fleksibel, semuanya tentang coba-coba. Salah satu pelajaran pertama yang kami pelajari di Slack saat menetapkan kebijakan kerja fleksibel kami adalah bahwa fleksibilitas membutuhkan pagar pembatas. Memanfaatkan peluang yang diberikan oleh perubahan ekspektasi tentang kapan, di mana, dan bagaimana kita bekerja tidak berarti menerapkan kebijakan kerja fleksibel di seluruh organisasi untuk semua tim dan karyawan.

Sebaliknya, kami belajar bahwa pendekatan terbaik adalah menawarkan fleksibilitas dengan pagar pembatas. Saat membuat pagar pengaman tersebut, kami perlu mempertimbangkan berbagai pertimbangan karena tidak ada pendekatan yang cocok untuk semua kebijakan kerja yang fleksibel.

Salah satu cara sederhana untuk menawarkan fleksibilitas dengan pagar pembatas adalah dengan mempertimbangkan jam kerja inti untuk kolaborasi di mana karyawan dapat bekerja bersama pada waktu yang sama. Selama jam-jam inti ini, Anda tahu bahwa Anda dapat melakukan ping ke kolega Anda atau menjadwalkan rapat untuk memajukan proyek. Jam-jam ini harus ditetapkan dengan mempertimbangkan zona waktu masing-masing tim dan karyawan. Kebijakan kerja yang fleksibel kemudian dapat dikembangkan di sekitar jam inti yang ditetapkan.

Pagar pembatas lain untuk fleksibilitas adalah peningkatan transparansi di antara tim. Tim dapat menetapkan ekspektasi bahwa setiap anggota secara konsisten memperbarui status pekerjaan — apakah mereka dalam mode “jangan ganggu”, fokus atau tersedia untuk berkolaborasi, membuka pintu untuk komunikasi dan pemahaman yang lebih baik di seluruh organisasi.

Mengukur kapan, di mana, dan bagaimana tim Anda bekerja paling baik

Pengusaha juga harus menilai bagaimana waktu karyawan dapat digunakan dengan sebaik-baiknya. Identifikasi bagaimana tim Anda perlu bekerja sama dan apa yang pada akhirnya harus mereka capai. Rapat tidak diperlukan untuk kolaborasi dan diskusi yang bermakna — sering kali rapat dijadwalkan dan dijauhkan dari kebiasaan daripada niat. Jadi, apakah waktu tim paling baik digunakan oleh rapat curah pendapat yang kolaboratif dan sinkron? Atau lebih baik meminta tim menyisihkan waktu untuk “menulis otak” individu untuk mempersiapkan ide-ide mereka dan berbagi dan berdiskusi secara asinkron atau kemudian berkumpul untuk rapat yang lebih efisien?

lalu berkumpul untuk rapat yang lebih cepat dan lebih efisien?

Di Slack, kami punya Minggu Pembuat dua kali setiap kuartal saat tim kami membatalkan semua rapat rutin internal, memberi kami semua kesempatan untuk lebih banyak waktu fokus dan istirahat yang lebih dalam. Kami juga punya Fokus hari Jumat, saat tim membatalkan semua rapat internal, dan kita semua didorong untuk menonaktifkan notifikasi agar dapat bekerja tanpa gangguan. Tentu saja, akan selalu ada kebutuhan untuk mengadakan rapat eksternal selama Maker Weeks dan Focus Fridays. Tetapi kami telah menemukan bahwa menyediakan waktu internal untuk fokus dan kerja keras bermanfaat bagi sebagian besar karyawan Slack.

Dengan menentukan kapan dan bagaimana tim diharapkan tersedia secara bersamaan memungkinkan pemberi kerja untuk membangun fondasi kepercayaan dengan karyawan mereka sambil memberi mereka ruang yang dibutuhkan untuk berkembang. Fondasi kepercayaan itu sangat penting dan merupakan pelajaran penting yang kami pelajari dalam membuat kebijakan kerja fleksibel kami.

Pekerjaan fleksibel sebagai strategi pengalaman karyawan

Pergeseran sifat pekerjaan saat ini telah secara permanen mengubah harapan tenaga kerja untuk pengalaman karyawan. Menurut musim panas 2022 Survei Future Forum Pulse, rencana kembali ke kantor yang tidak fleksibel menyebabkan skor pengalaman karyawan yang menurun drastis untuk pekerja berpengetahuan. Kembali ke kantor penuh waktu menyebabkan pekerja berpengetahuan melaporkan a penurunan tajam dalam keseimbangan kehidupan kerja, kepuasan dengan lingkungan kerja mereka, dan stres dan kecemasan yang memburuk jika dibandingkan dengan pekerja jarak jauh.

Kebijakan kerja yang fleksibel memungkinkan karyawan untuk fokus pada dan memprioritaskan kesehatan mental dan fisik mereka, yang pada gilirannya memungkinkan mereka tampil sebagai diri terbaik mereka di tempat kerja dan memberikan hasil untuk bisnis. Misalnya, ketika karyawan memiliki lebih banyak kelonggaran di tempat mereka bekerja, pemberi kerja dapat mendorong karyawan untuk mengatur tempat kerja mereka di tempat yang lebih kondusif bagi kebahagiaan dan produktivitas mereka – baik itu di kamar favorit mereka di rumah, kafe, atau bahkan di luar ruangan. Kebijakan kerja yang fleksibel juga memberi karyawan ruang untuk lebih aktif, dengan waktu untuk berjalan-jalan dengan anjing atau berlari saat makan siang.

Jelas bahwa kebijakan kerja yang fleksibel meningkatkan skor pengalaman karyawan. Tapi itu juga telah menghasilkan beberapa temuan mengejutkan bagi kami. Fleksibilitas memengaruhi hampir semua hal di seluruh tenaga kerja. Kami melihat skor produktivitas yang lebih tinggi, keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik, dan kesempatan yang lebih besar bagi ibu bekerja dan orang kulit berwarna. Dan peluang yang meningkat ini adalah akibat langsung dari kebijakan kerja fleksibel yang memungkinkan karyawan untuk bekerja di luar jam sembilan-ke-lima tradisional dan dari luar jarak perjalanan dari kantor pusat fisik organisasi.

Membuat pekerjaan fleksibel kerja

Seiring berkembangnya kebijakan kerja fleksibel di Slack, kami telah menghabiskan waktu untuk mendengarkan karyawan kami dan mengembangkan fitur yang dapat meningkatkan pengalaman kerja mereka. Misalnya, banyak karyawan bekerja dalam tim yang memiliki jam inti berbeda atau rekan satu tim di zona waktu berbeda. Kami melihat karyawan mengirimkan pesan saat penerima tidak bekerja. Hal ini mengarah pada pengembangan fitur pengiriman terjadwal Slack, yang memungkinkan orang mengirim pesan kapan saja sambil memperhatikan jadwal penerima.

Sejalan dengan itu, kami belajar bahwa tidak setiap pertemuan harus menjadi pertemuan, dan tidak setiap pertemuan dapat diganti dengan pesan. Ada beberapa kejadian di antaranya di mana kami perlu berbagi lebih banyak konteks daripada yang mungkin dilakukan dengan teks dan gambar dalam pesan. Jadi kami mengembangkan klip, yang memungkinkan karyawan merekam video diri mereka sendiri dan layar mereka dengan pembaruan dan pengembangan penting dan membagikannya secara asinkron.

Di luar alat dan teknologi, sangat penting bagi para pemimpin untuk memimpin dengan memberi contoh agar kebijakan kerja yang fleksibel dapat diterapkan. Mempromosikan keseimbangan kehidupan kerja adalah satu hal, tetapi jika manajer dan pemimpin mengirim pesan pada jam 9 malam, hal itu dapat menimbulkan ekspektasi – disengaja atau tidak – bahwa karyawan juga harus bekerja lembur. Dan ini juga berlaku untuk kebijakan kerja jarak jauh. Jika para pemimpin mulai muncul di kantor lima hari dalam seminggu, hal itu menetapkan ekspektasi bahwa karyawan juga perlu datang ke kantor.

Terakhir, dalam lingkungan kerja yang fleksibel, rekan kerja dapat menjadi tantangan untuk terlibat, belajar, dan menjalin ikatan satu sama lain. Penting untuk memberikan kesempatan bagi karyawan untuk menjalin ikatan. Selama rapat rutin, tim dapat menyisihkan waktu di awal untuk mengobrol atau berbagi pertanyaan pemecah es dan menciptakan kembali percakapan yang biasanya terjadi di sekitar kantor. Tim juga dapat mengadakan pertemuan sosial rutin yang melibatkan permainan atau aktivitas yang dirancang agar tim dapat saling mengenal dan membangun persahabatan.

Menemukan keseimbangan yang tepat antara mengelola kerja hybrid dan fleksibilitas bisa jadi sulit. Seringkali garis antara rumah dan kehidupan kerja dapat menjadi kabur, dan sifat aplikasi dan alat yang selalu aktif yang digunakan karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka sulit untuk dimatikan, yang menyebabkan kelelahan. Tetapi dengan kebijakan kerja fleksibel yang disengaja dan melalui teladan, pengusaha dapat membangun tempat kerja yang lebih modern – yang menawarkan pengalaman karyawan yang diinginkan, sehat, dan efektif untuk tim mereka.

Christina Janzer adalah wakil presiden senior penelitian dan analitik di Slack Technologies LLC. Dia menulis artikel ini untuk SiliconANGLE.

Gambar: Mohamed Hassan/Pixabay